1. TIETOSUOJASELOSTE VUOKRALAISILLE
2. TIETOSUOJASELOSTE TALOYHTIÖN ASUKKAILLE, MARTINLAAKSON MESTARI
1. TIETOSUOJASELOSTE VUOKRALAISILLE
Viimeksi päivitetty 6.2.2024
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Juli Martinlaakson Mestari Ky käsittelee vuokralaisen, kanssavuokralaisen tai muun vuokrattavassa huoneistossa asuvan henkilön (jäljempänä "vuokralainen" tai "rekisteröity") henkilötietoja. Luethan tietosuojaselosteen huolellisesti.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Juli Martinlaakson Mestari Ky (jäljempänä "Juli Martinlaakson Mestari" tai "rekisterinpitäjä").
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Juli Martinlaakson Mestari Ky c/o Juli Living Finland Oy PL 123, 00131 Helsinki
Asiakaspalvelun yhteystiedot tietosuoja-asioissa:
Puhelinnumero: +358 75 325 8373 Sähköposti: juli@juliliving.com
1. TIETOA KUMPPANEISTAMME
Asuntojemme isännöinnin hoitaa Juli Living Finland Oy (jäljempänä "Juli Living"). Kirjanpidosta ja vuokrareskontrasta vastaa kumppanimme Newsec Property Asset Management Finland Oy (jäljempänä "Newsec"). Newsec ja Juli Living käsittelevät henkilötietoja Juli Martinlaakson Mestarin lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti esimerkiksi vuokrasopimusten hallinnoinnin osalta. Tietyissä tilanteissa Newsec voi toimia yhteisrekisterinpitäjänä Juli Livingin kanssa vuokralaisen tiedoille (esimerkiksi silloin, kun vuokralainen on yhteydessä helpdesk-palveluun) Lisätietoja Newsecin tietojenkäsittelystä voi lukea Newsecin tietosuojaselosteesta.
Lowell Suomi Oy huolehtii erääntyneiden vuokralaskujen maksumuistutuksista Juli Martinlaakson Voiton toimeksiannosta. Maksumuistutuskirjeistä käy ilmi, mihin ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä. Lisätietoja Lowell Suomi Oy:n tietojenkäsittelystä voi lukea Lowell Suomi Oy:n tietosuojaselosteesta.
2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Vuokralaista koskevat henkilötiedot kerätään lähtökohtaisesti vuokralaiselta itseltään vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, sekä vuokrasuhteen aikana esimerkiksi vuokralaisen ollessa yhteydessä Newseciin tai Juli Martinlaakson Mestariin. Voidaksemme perustaa vuokrasuhteen kanssasi, tulee sinun toimittaa meille tiettyjä sopimuksen tekemisen edellyttämiä tietoja. Pakolliset tiedot on indikoitu erikseen vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä.
Vuokralaisesta voidaan kerätä tietoja myös muista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista rekistereistä (esim. väestötietojärjestelmä). Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot voidaan tarkistaa ulkopuolisen palveluntuottajan, kuten Suomen Asiakastiedon rekistereistä.
Vuokralaisista kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:
perustiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli ja henkilötunnus;
yhteystiedot, kuten aiempi postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
vuokrasopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot vuokrattavasta huoneistosta, vuokra-aika, vuokran suuruus ja sen korotusperusteet;
asiakaspalvelun tiedot, kuten tiedot asiointikielestä ja vuokralaisen yhteydenotoista asiakaspalveluun;
vuokralaisen huoneiston käyttöön liittyvät tiedot, kuten tiedot vikailmoituksista ja korjaustoimenpiteistä sekä tiedot energian- ja vedenkulutuksesta (milloin tämä on tarpeen esim. kiinteistönkohtaisten mittausten vuoksi);
sähköpostiosoite, nimi ja puhelinnumero markkinointitarkoituksia varten;
vuokralaisen luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa; sekä
perintää varten tarvittavat tiedot, kuten tiedot laskutuksesta ja perintään siirretyistä maksuista.
selaimen tai päätelaitteiden kautta kerätyt tiedot
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme henkilötietoja vuokrasopimussuhteen hallinnoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään tällöin myös vuokra-asuntojen ja kiinteistöjen kunnossapidon yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa sekä asumiseen liittyvien palveluiden (kuten saunatilojen, pesutupien ja muiden yhteisten tilojen) tarjoamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakasviestintään, markkinointiin, laskutukseen ja perintään.
Henkilötietojen käsittely perustuu edellä mainituissa tapauksissa vuokrasopimussuhteeseen sekä esimerkiksi markkinoinnin osalta oikeutettuun etuumme markkinoida palveluitamme potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi meillä on velvollisuus käsitellä tiettyjä tietoja lainsäädännön vaatimusten (kuten kirjanpitolainsäädännön) täyttämiseksi. Tietyissä tilanteissa voimme myös pyytää suostumustasi esimerkiksi sähköisen suoramarkkinoinnin vastaanottamiseksi.
4. TIETOJEN SIIRTÄMINEN JA LUOVUTTAMINEN
Voimme siirtää ja luovuttaa vuokralaisten henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
lainsäädännön tai vuokrasopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (mm. Newsec ja Lowell Suomi Oy), jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti;
Nrep-konsernille;
yritysjärjestelyn yhteydessä; ja
kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.
5. TIETOJEN SIIRTÄMINEN EU/ETA:N ULKOPUOLELLE
Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huomaa kuitenkin, että käyttäessäsi sosiaalisen median toimintoja, tietoja voi kuitenkin siirtyä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle näiden toimintojen kautta.
6. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Vuokralaisten henkilötietoja säilytetään vuokrasopimuksen keston ajan.
Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää myös vuokrasopimussuhteen päättymisen jälkeen sovellettavan lainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Esimerkiksi laki velan vanhentumisesta sekä kirjanpitolaki edellyttävät meitä säilyttämään joitakin henkilötietoja myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen.
7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu;
Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt asiakaspalveluumme, jonka yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen alusta.
8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.
9. EVÄSTEET
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivuillamme.
Käytämme evästeitä parantaaksemme verkkosivujemme toimivuutta ja käyttäjäkokemustasi. Evästeet voivat olla myös teknisesti välttämättömiä joidenkin toimintojen toteuttamiseksi, kuten lomakkeiden täyttämiseksi. Lisäksi voimme hyödyntää evästeitä esimerkiksi analytiikkaan liittyvissä tarkoituksissa, kuten käyttäjämäärien seurantaan sekä hyödyntää evästeitä palveluidemme markkinoinnissa ja mainonnan kohdentamisessa.
Sivuillamme voidaan käyttää niin sanottuja kolmansien osapuolten evästeitä. Verkkosivustollamme käytetään myös kolmannen osapuolen yhteisöliitännäisiä, joiden avulla sivustolla voidaan esimerkiksi näyttää sosiaalisen median sisältöjä. Klikkaamalla ulkoisen sivuston merkkiä siirryt kyseiselle sivustolle, joka voi asettaa evästeitä omista palveluistaan ja omien periaatteidensa mukaisesti.
Voit itse päättää siitä, millaisia evästeitä sallit tallennettavan esimerkiksi selainasetustesi kautta. Voit halutessasi myös kieltää kaikkien evästeiden käytön muuttamalla selaimesi tai laitteesi asetuksia. Huomaa kuitenkin, että monet toiminnot edellyttävät, että verkkopalvelu voi tallentaa tekemäsi valinnat evästeiden avulla. Jos evästeet estää kokonaan, eivät kaikki toiminnot välttämättä ole käytettävissä.
10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, tiedotamme asiasta Juli Livingin verkkosivulla.
2. TIETOSUOJASELOSTE TALOYHTIÖN ASUKKAILLE, MARTINLAAKSON MESTARI
Viimeksi päivitetty 6.2.2024
1. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä As Oy Vantaan Martinlaakson Mestari (”rekisterinpitäjä” tai ”taloyhtiö”) Y-tunnus: 2761707-8 Osoite: Laajaniityntie 2b, Vantaa Sähköposti: juli@juliliving.com Puhelinnumero: +358 75 325 8373
2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen.
Hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja varten henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän asunto-osakeyhtiölakiin (1599/2009) perustuvan lakisääteisen velvoitteen nojalla.
Asukasluettelon ylläpitäminen perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun järjestää asukkaille asumiseen liittyviä palveluita. Pidämme yllä asukasluetteloa, jotta voimme järjestää asukkaille muun muassa saunavuorot, autopaikkojen vuokrauksen sekä ovenavaukset tarvittaessa.
Taloyhtiö käsittelee henkilötietoja myös käyttäessään tallentavaa kameravalvontaa perustuen taloyhtiön oikeutettuun etuun ennaltaehkäistä rikoksia ja väärinkäytöksiä ja helpottaa niiden tutkintaa, varmistaa asukkaiden ja muiden taloyhtiön tiloissa liikkuvien henkilöiden turvallisuus, suojata taloyhtiön omaisuutta sekä hallita taloyhtiön tilojen käyttöä. Valvontakamerat on sijoitettu kameravalvonnasta kertovilla kylteillä erikseen merkityille paikoille, kuten talon pääsisäänkäynnin yhteyteen siten, että niillä kuvataan porraskäytävästä kohti sisäänkäyntiä sekä irtaimistovaraston sisäänkäynnin yhteyteen.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
- Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. - Tallentava kameravalvonta: videokuva, aika ja paikka. - Hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjat: hallituksen jäsenen sekä mahdollisen edustajan nimi, yhteystiedot ja kokouspuheenvuoron sisältö.
4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asunto-osakeyhtiölain vaatimusten mukaisesti säilytämme osakeluettelon tietoja kymmenen vuotta omistuksen päättymisestä, ja remonttirekisteriä sekä hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja pysyvästi.
Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Kameravalvontatallenteita säilytämme 72 tuntia tai niin kauan kuin on tarpeen havaitun väärinkäytöksen tai rikoksen selvittämiseksi.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, ja niitä voidaan päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla.
6 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
Henkilötietoihin on pääsy taloyhtiön hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten isännöintitoimistolle ja huoltoyhtiölle sekä kameravalvonnan osalta Securitakselle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että sen lukuun toimivat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
7. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Olemme varmistaneet riittävän tietosuojan tason EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita sekä tarvittaessa täydentävillä suojatoimilla.
8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan rekisteröityä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tiedot. Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poisto esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä ja odottaa todentamista siitä syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut. Jos käsittelyä rajoitetaan, rekisterinpitäjä saa säilyttää tietoja, mutta ei lähtökohtaisesti saa käsitellä niitä muutoin. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
9 YHTEYDENOTOT JA REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÄMINEN
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään käyttäen yhteystietoja, jotka on ilmoitettu tämän tietosuojaselosteen alussa.