TIETOSUOJASELOSTE VUOKRALAISILLE
Viimeksi päivitetty 16.6.2021
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Juli Kalasataman Edison Oy käsittelee vuokralaisen, kanssavuokralaisen tai muun vuokrattavassa huoneistossa asuvan henkilön (jäljempänä "vuokralainen" tai "rekisteröity") henkilötietoja. Luethan tietosuojaselosteen huolellisesti.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Juli Kalasataman Edison Oy (jäljempänä "Juli Kalasatama" tai "rekisterinpitäjä").
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Juli Kalasataman Edison Oy c/o Juli Living Finland Oy PL 123, 00131 Helsinki
Asiakaspalvelun yhteystiedot tietosuoja-asioissa:
Puhelinnumero: +358 75 325 8373 Sähköposti: juli@juliliving.com
1. TIETOA KUMPPANEISTAMME
Asuntojemme isännöinnin hoitaa Juli Living Finland Oy (jäljempänä "Juli Living"). Kirjanpidosta ja vuokrareskontrasta vastaa kumppanimme Newsec Property Asset Management Finland Oy (jäljempänä "Newsec"). Newsec ja Juli Living käsittelevät henkilötietoja Juli Kalasataman lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti esimerkiksi vuokrasopimusten hallinnoinnin osalta. Tietyissä tilanteissa Newsec voi toimia yhteisrekisterinpitäjänä Juli Livingin kanssa vuokralaisen tiedoille (esimerkiksi silloin, kun vuokralainen on yhteydessä helpdesk-palveluun) Lisätietoja Newsecin tietojenkäsittelystä voi lukea Newsecin tietosuojaselosteesta.
Lowell Suomi Oy huolehtii erääntyneiden vuokralaskujen maksumuistutuksista Juli Kalasataman Edisonin toimeksiannosta. Maksumuistutuskirjeistä käy ilmi, mihin ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä. Lisätietoja Lowell Suomi Oy:n tietojenkäsittelystä voi lukea Lowell Suomi Oy:n tietosuojaselosteesta.
2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Vuokralaista koskevat henkilötiedot kerätään lähtökohtaisesti vuokralaiselta itseltään vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, sekä vuokrasuhteen aikana esimerkiksi vuokralaisen ollessa yhteydessä Newseciin tai Juli Kalasatamaan. Voidaksemme perustaa vuokrasuhteen kanssasi, tulee sinun toimittaa meille tiettyjä sopimuksen tekemisen edellyttämiä tietoja. Pakolliset tiedot on indikoitu erikseen vuokra-asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä.
Vuokralaisesta voidaan kerätä tietoja myös muista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista rekistereistä (esim. väestötietojärjestelmä). Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot voidaan tarkistaa ulkopuolisen palveluntuottajan, kuten Suomen Asiakastiedon rekistereistä.
Vuokralaisista kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:
perustiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli ja henkilötunnus;
yhteystiedot, kuten aiempi postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
vuokrasopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot vuokrattavasta huoneistosta, vuokra-aika, vuokran suuruus ja sen korotusperusteet;
asiakaspalvelun tiedot, kuten tiedot asiointikielestä ja vuokralaisen yhteydenotoista asiakaspalveluun;
vuokralaisen huoneiston käyttöön liittyvät tiedot, kuten tiedot vikailmoituksista ja korjaustoimenpiteistä sekä tiedot energian- ja vedenkulutuksesta (milloin tämä on tarpeen esim. kiinteistönkohtaisten mittausten vuoksi);
sähköpostiosoite, nimi ja puhelinnumero markkinointitarkoituksia varten;
vuokralaisen luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa; sekä
perintää varten tarvittavat tiedot, kuten tiedot laskutuksesta ja perintään siirretyistä maksuista.
selaimen tai päätelaitteiden kautta kerätyt tiedot
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme henkilötietoja vuokrasopimussuhteen hallinnoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään tällöin myös vuokra-asuntojen ja kiinteistöjen kunnossapidon yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa sekä asumiseen liittyvien palveluiden (kuten saunatilojen, pesutupien ja muiden yhteisten tilojen) tarjoamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakasviestintään, markkinointiin, laskutukseen ja perintään.
Henkilötietojen käsittely perustuu edellä mainituissa tapauksissa vuokrasopimussuhteeseen sekä esimerkiksi markkinoinnin osalta oikeutettuun etuumme markkinoida palveluitamme potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi meillä on velvollisuus käsitellä tiettyjä tietoja lainsäädännön vaatimusten (kuten kirjanpitolainsäädännön) täyttämiseksi. Tietyissä tilanteissa voimme myös pyytää suostumustasi esimerkiksi sähköisen suoramarkkinoinnin vastaanottamiseksi.
4. TIETOJEN SIIRTÄMINEN JA LUOVUTTAMINEN
Voimme siirtää ja luovuttaa vuokralaisten henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
lainsäädännön tai vuokrasopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (mm. Newsec ja Lowell Suomi Oy), jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeistuksen mukaisesti;
Nrep-konsernille;
yritysjärjestelyn yhteydessä; ja
kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.
5. TIETOJEN SIIRTÄMINEN EU/ETA:N ULKOPUOLELLE
Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huomaa kuitenkin, että käyttäessäsi sosiaalisen median toimintoja, tietoja voi kuitenkin siirtyä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle näiden toimintojen kautta.
6. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Vuokralaisten henkilötietoja säilytetään vuokrasopimuksen keston ajan.
Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää myös vuokrasopimussuhteen päättymisen jälkeen sovellettavan lainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Esimerkiksi laki velan vanhentumisesta sekä kirjanpitolaki edellyttävät meitä säilyttämään joitakin henkilötietoja myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen.
7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu;
Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt asiakaspalveluumme, jonka yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen alusta.
8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.
9. EVÄSTEET
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivuillamme.
Käytämme evästeitä parantaaksemme verkkosivujemme toimivuutta ja käyttäjäkokemustasi. Evästeet voivat olla myös teknisesti välttämättömiä joidenkin toimintojen toteuttamiseksi, kuten lomakkeiden täyttämiseksi. Lisäksi voimme hyödyntää evästeitä esimerkiksi analytiikkaan liittyvissä tarkoituksissa, kuten käyttäjämäärien seurantaan sekä hyödyntää evästeitä palveluidemme markkinoinnissa ja mainonnan kohdentamisessa.
Sivuillamme voidaan käyttää niin sanottuja kolmansien osapuolten evästeitä. Verkkosivustollamme käytetään myös kolmannen osapuolen yhteisöliitännäisiä, joiden avulla sivustolla voidaan esimerkiksi näyttää sosiaalisen median sisältöjä. Klikkaamalla ulkoisen sivuston merkkiä siirryt kyseiselle sivustolle, joka voi asettaa evästeitä omista palveluistaan ja omien periaatteidensa mukaisesti.
Voit itse päättää siitä, millaisia evästeitä sallit tallennettavan esimerkiksi selainasetustesi kautta. Voit halutessasi myös kieltää kaikkien evästeiden käytön muuttamalla selaimesi tai laitteesi asetuksia. Huomaa kuitenkin, että monet toiminnot edellyttävät, että verkkopalvelu voi tallentaa tekemäsi valinnat evästeiden avulla. Jos evästeet estää kokonaan, eivät kaikki toiminnot välttämättä ole käytettävissä.
10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, tiedotamme asiasta Juli Livingin verkkosivulla.